לשימוש בתבניות ב-ClickUp יש ייתרונות רבים העוזרים לשפר את זרימת העבודה בעסק. תבניות הן כלי רב עוצמה שיכול לחסוך לנו זמן ומאמצים רבים, דרך שימוש בפורמט ראשי ליצירה של מרחבים, רשימות, תיקיות, משימות, תצוגות חדשות ועוד. משימות חזרתיות משמשות בעסקים מכל הסוגים והצורך לוודא שלא שכחנו כלום גוזל משאבים. קליקאפ עוזרת להקים את המערכים האלו בקליקים בודדים וחוסכת לנו זמן רב לצד הפחתת הסיכון לטעויות.
כדי להשתמש בתבניות ביעילות, אנו ממליצים להתחיל ביצירת תבנית שתשמש למשימות המבוצעות לעתים קרובות, מסמכים נפוצים, רשימות וכדומה, אותן נשמור כתבניות ובעת הצורך נטען אותן במהירות כך שהפריטים החדשים ישולבו בתהליכים של העסק בפשטות. הפעולה הפשוטה הזו עוזרת להבטיח עקביות ויעילות בכל הפרויקטים. בנוסף, שימוש בתבניות חוסך זמן רב על ידי ביטול הצורך להתחיל מאפס בכל פעם שיוצרים משימה או מסמך חדש, ככה נוכל בקלות להשיג את המטרות שלנו ביותר דיוק ובפחות זמן.
אפשר להפעיל תבניות בקליקאפ במרחב / תיקייה / רשימה / משימה / מסמך / סטטוסים ועוד
שמירת רשימה בקליקאפ - ClickUp כתבנית
לצורך שמירת רשימה כתבנית:
יש לאתר את הרשימה שאנחנו רוצים לשמור כתבנית.
יש להקליק על סימן הפלוס שמופיע בסרגל במצד שמאל.
יש להקליק על Template canter.
לסיום נקליק על Save As Template.
עם פתיחת פירוט התבנית החדשה נעדכן פרטים בהתאמה:
יש לבחור שם לתבנית החדשה.
מומלץ להוסיף תיאור ותוויות על מנת לארגן את התבניות.
יש לבחור את מי נרצה לשתף את התבנית.
נבחר איזה מידע אנחנו רוצים שישמר ויכנס לתבנית החדשה. (ניתן לבחור ליבא את כל המידע הקשור בתבנית (כמו משימות ותתי משימות) . או ללחוץ על Customize Include Items ולבחור מה נרצה לקחת אל התבניות השמורות).
טעינת רשימה מתבנית
רשימת התבניות כוללת תבניות מוכנות מראש המתאימות למגוון רב של סוגי עסקים וכן את התבניות אותם שמרנו בעצמנו.
כדי לטעון תבנית בחלקים השונים בקליקאפ ClickUp:
יש ללחוץ על הסימן של 3 הנקודות (...) מימין לרכיב.
יש ללחוץ על Template center.
יש ללחוץ על Browse Template.
יש לבחור ברשימת תבניות על מנת לפתוח את פרטיה.
יש לבחור Use Template.
יש לערוך את הפרטים שנרצה לכלול או להחסיר מהתבנית.
יש לבחור Use Template.
אם קבענו ברשימה תאריכי התחלה/ תאריכי סיום למשימה, ניתן לייבא אותם כפי שהם או למפות אותם מחדש.
מיפוי מחדש של תאריכים, מאפשר להגדיר את תחילת הפרויקט או סיומו. המערכת תמפה באופן אוטומטי את שאר התאריכים בהתאמה.
תאריכי התחלה וסיום יקבעו על ידי התבוננות בכל המשימות המתוזמנות לצד לקיחת התאריך המוקדם או המאוחר על מנת לקבוע נקודת התחלה לחישוב.
שמירת תיקייה בקליקאפ - ClickUp כתבנית
תהליך שמירת תיקיית התבניות כמעט זהה לתהליך שמירת רשימת תבניות:
יש לאתר את התיקיה שנרצה לשמור כתבנית.
יש ללחוץ על שלוש הנקודות (...) בסרגל בצד שמאל.
יש ללחוץ על Template canter.
יש ללחוץ על Save as template.
יש לבחור שם, להוסיף תיאור ולבחור הגדרת שיתוף.
יש לבחור באפשרויות הייבוא הרצויות.
לסיום יש להקליק על Save Template.
טעינת תיקיה מתבנית
יש ללחוץ על סימן הפלוס מעל בתיקיות בצד שמאל.
יש לבחור New Folder על מנת לבחור בתיקיית תבניות קיימת.
יש לבחור Template בכרטיסיה העליונה.
יש לבחור בתבנית התיקיות ממרכז התבניות.
יש לבחור Use Template.
יש להכניס שם לתיקיה, מיקום ולייבא הגדרות.
שמירת תבנית space בקליקאפ - ClickUp כתבנית
בסרגל ה- space יש לבחור בשלוש הנקודות (...) ליד ה- space אותו נרצה לשמור כתבנית.
יש ללחוץ על Template center.
יש ללחוץ על Save as template.
טעינת space מתבנית
יש ללחוץ על Add New בחלק העליון של סרגל הכלים.
יש לבחור את תווית –Template בחלונית.
יש לבחור Space template תחת Template center.
יש לבחור שם לחלל, לבחור אפשרויות ייבוא ואז ללחוץ על Use template.mplate.
יש לבחור שם לחלל, לבחור אפשרויות ייבוא ואז ללחוץ על Use template
שמירת משימה בקליקאפ - ClickUp כתבנית
ניתן ליצור או להשתמש בתבנית משימה מחלון התפריט/
כדי להתחיל לעבוד על משימה חדשה מתבנית, יש ללחוץ על הפלוס בפינה המינית התחתונה של סביבת העבודה.
שמירת תצוגה בקליקאפ - ClickUp
מומלץ לשמור על תצוגות מועדפות כדי שניתן יהיה להשתמש בהם מחדש במרחבים, בתיקיות וברשימות אחרות. את התצוגה נשמור בדומה לשמירת הרכיבים השונים למעלה.
Slash Commands
ניתן להשתמש ב- Slash Commands כדי להשתמש בתבנית משימות כשיוצרים משימה חדשה ע"י הקלדה של temp בשורת הכותרת או בשדה התיאור.
במשימות קיימות אפשר להשתמש בשדה התגובה על מנת להיכנס אל פקודות הסלאש.
יש לצפות בתבניות המשימות שהשתמשו בהן לאחרונה (עם החצים במקדלת ניתן לבחור ביניהם).
יש ללחוץ על browse על מנת לחפש במרכז התבניות אחר משימות אחרות.
יש להקליד את שם המשימה על מנת לחפש אותה.
יש ללחוץ על מקש האנטר כדי להוסיף את תבנית המשימה אל המשימות שלנו.
מחיקת תבנית בקליקאפ - ClickUp
כדי לשמור על סביבת עבודה מאורגנת ומדויקת, חשוב לוודא שרק תבניות רלוונטיות נמצאות במאגר התבניות. כדי למחוק תבניות מיותרות:
יש לנווט אל Template מתפריט הסרגל הצידי או מחלון יצירת המשימות. (בדומה ליצירת תבנית).
יש לבחור את התבנית שאותה אנחנו רוצים למחוק.
בתצוגת התבנית יש לבחור Delete Template .
עריכת תבנית בקליקאפ - ClickUp
תחילה יש ליצור תיקיה, רשימה או משימה באמצעות התבנית.
יש לבצע את כל העריכות אשר רוצים לשמור בתבנית.
נבחר ב Template Center ונקליק Save As Template.
יש לבחור Update An Existing Template בתחתית המסך.
יש למצוא את שם התבנית שנרצה לעדכן ולהקליק Next.
יש לעדכן את שם התבנית, את אפשרויות השיתוף והייבוא.
לסיום יש לשמור בהקלקה על Save.
פרטיות תבניות בקליקאפ - ClickUp
ניתן ליצור תבניות פרטיות או תבניות המשותפות עם הצוות, עם אנשים ספציפיים וניתן גם לשתף אותן עם העולם על ידי שימוש בכתובת אינטרנט פרטית.
פריטים פרטיים בקליקאפ - ClickUp
אם יש פרטים אותם אנחנו מעדיפים לא לשתף ולהשאיר פרטיים, אפשר לבחור ב- Legacy Sharing Option כאשר משתפים את התבנית.
הערה: רק בעלי התבנית יכולים לשנות את ה- Legacy Option
שיתוף הגדרות התבנית
להגדרות השיתוף ניגש דרך בחירה בלחצן השיתוף שבפינה הימנית העליונה בעת תצוגה מקדימה של תבנית כלשהי במרכז התבניות.
*הערה חשובה: תבניות של מרחבים, תיקיות ורשימות תמיד יכילו משימות בתוכן. ולכן לעתים עדיף לתכנן תבנית תצוגה במקום משימות, ניתן להשתמש במקום זה ב- View Templet.