אוטומציה

אוטומציה היא הדרך של המערכת לאפשר לנו לעבוד יותר בקלות. לדוגמא- ברגע שמשימה עבור רכישה מסומנת כזכייה, כלומר הלקוח החליט לרכוש את המוצר, באופן אוטומטי המשימה תעבור לרשימה נפרדת המכילה את כל הלקוחות המשלמים, ובמקביל יישלח ללקוח מייל "תודה על רכישתך". השלב הראשון על מנת ליצור אוטומציה הוא לחיצה על automate  בצד ימין של הסרגל העליון. האוטומציה שאנו מגדירים חלה על התוכן המוצג בחלון, כלומר אם אנו ברמת רשימה, תיקייה או SPACE, האוטומציה תחול על כל מה שנכלל בפנים.

יצירת אוטומציה חדשה

על מנת ליצור אוטומציה חדשה, לאחר שנלחץ על automate, נבחר באופציה add automation . על מנת ליצור אוטומציה חדשה, נלך ללשונית browse , ובה ניתן לראות את כל האפשרויות ליצירת אוטומציה. כפתור  +add custom automation מאפשר ליצור אוטומציה מוגדרת אישית לבחירתנו. יש מספר קטגוריות ואפשרויות ליצירת אוטומציה:

  • Move מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר יש שינוי מיקום משימה אל רשימה אחרת.

  • Statuses מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר מתבצע שינוי סטטוס במשימה.

  • Creation מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר מוקמת משימה.

  • Dates מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר מגיע תאריך היעד של המשימה.

  • Assignees מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר משתנה הקצאה של משימה למשתמש.

  • Priorities מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר משתנה עדיפות של משימה.

  • Other מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר משימות המשנה או הצק ליסט בוצעו.

 

בנוסף, ClickUp מאשר אוטומציות לכמה מערכות באופן מובנה, אשר מופיעות תחת מקטע Integrations בחלקו השמאלי של המסך. לדוגמא: Calendly מאפשר הגדרת משימה כאשר אירוע נקבע ו-Email מאפשר הגדרת פעולות אשר יגרמו לשליחת מייל ברגע שחל שינוי כלשהו במשימות.

   

אוטומציה.xlsx ה.png

יצירת אוטומציה מוגדרת אישית

כאשר רוצים ליצור אוטומציה מוגדרת אישית, יש ללחוץ על add custom automation. כעת צריך להגדיר טריגר אשר יפעיל את התהליך, על מנת לעשות זאת יש לבחור מהי הפעולה אשר תקרה תחת when this happens. יש ללחוץ על החץ ולבחור מהרשימה מה יהיה הטריגר, למשל: שינוי סטטוס, שינוי עדיפות, שינוי תאריך יעד וכדומה. יש לשים לב שבחלק מהפעולות נידרש להגדיר נתונים נוספים, למשל: בשינוי עדיפות, יש להגדיר מה העדיפות שמשתנה ולאיזה עדיפות היא תשתנה. לעומת זאת, יש פעולות אשר מוגדרות בפני עצמן, למשל שינוי תאריך יעד, אשר לא צריך להגדיר דבר נוסף.

לאחר מכן, יש להגדיר מה הפעולה אשר תקרה בהתאם לשינוי, תחת then do this action. יש ללחוץ על החץ ולבחור מהרשימה מה הפעולה שתקרה. יש לשים לב לפעולות הדורשות נתונים נוספים. למשל, אם נבחר מחיקת משימה, לא נדרשת הגדרה נוספת, אך אם נבחר שינוי שיוך למשתמש, נצטרך להגדיר מי הוא המשתמש אשר המשימה תשויך לו. כאשר נסיים להגדיר את הטריגר והפעולה אשר תקרה, נוכל לראות למטה את סיכום האוטומציה. על מנת ליצור את האוטומציה, נלחץ למטה על Create.

   

אוטומצי1.png

צפיה באוטומציות קיימות

ניתן לראות את כל האוטומציות אשר הגדרנו תחת לשונית Manage.

האפשרויות הקיימות לאוטומציה פעילה היא עריכה, מחיקה, או הפיכה ללא פעיל.

לשונית Usage מציגה את כמות האוטומציות שבוצעו ברמת כלל החשבון הרמה החודשית. בחשבון החינמי מתאפשרות כ- 100 פעולות בחודש, בחשבונות בתשלום מקבלים כמות גדולה יותר...

ניתן להישאר בחשבון החינמי ולרכוש פעולות אוטומציה, אך הרבה יותר מומלץ לשדרג את החשבון לחשבון בתשלום הכולל כמות גדולה ותר של אוטומציות ובעלות קטנה יותר מרכישה של תוספת האוטומציות בלבד.

אוטומציה3.png